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COLUMN コラム

公益財団の医療法人による社員総会議事録の扱い方について

公益財団における最高意思決定機関


公益財団医療法人では社員総会を開くことがあります。
これは、社員によって構成される合議体で、最高意思決定機関です。
株式会社のように資本多数決原理はとらず、公益財団医療法人に対する出資の有無や金額にかかわらず、一人一つの議決権を持っています。
社員たる資格の取得や喪失については定款で規定してください。
また、公益財団などの医療法人は原則、3名以上の理事、1名以上の監事をおかなければならないとされています。
規定をしっかり守った上で開催しましょう。
単純に定期的に開催するのではなく、社員総会議事録を作成する必要があります。
社員には、定款の定めと変更、重要事項の承認、管理責任者の任命など3つの権利を一人一人が持っているため、誰が社員なのかという名簿を記載しなければならないからです。
社員総会議事録を作成し、しっかり記録しておくことが大切です。

記載内容について


分院開設を検討する際は主務官庁である都道府県の担当者から分院長を理事に就任させるだけでなく、社員にも追加するように指導することもあるため、社員総会で意見を述べさせ、牽制機能を働かせる趣旨があります。
分院長の数が増え、院長先生が知らないうちに自身の親族の数が過半数未満となると、乗っ取られる可能性があります。
意思決定権を安定して占めておくためにも親族を入れて対策をしている院長先生も多いのではないでしょうか。
遠方に住んでいる親族でも問題ありませんが、社員総会議事録を作成しなければならないためテレビ会議やパソコンを活用して画面での参加をしてもらう必要があります。
社員総会議事録には開催された日時、場所、議事の経過の要領や結果、議決した事項についての特別の利害関係を有する社員名、監事の意見や報告、出席した役員の氏名、議事長の氏名、社員総会議事録を作成した者の氏名を記載してください。
これまで作ったことがないという院長先生もいるかもしれませんが、開催した日から10日間、事務所に備え置くことが義務付けられているため、必ず作って保管しておく必要があります。
また、5年間はコピーも備え置く義務もあります。
しっかり守って開催しましょう。