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COLUMN コラム

公益財団の医療法人における議事録の適切な記載例とは

なぜまとめる必要があるのか


公益財団の医療法人は社員総会や理事会などで話し合ったことや、その結果をまとめて記録する議事録が必要です。
しかし、どのように記載するべきかわからないこともあるのではないでしょうか。
議事録を作成することは簡単ではありませんが、しっかりと準備をしていれば難しくてできないということはありません。
もちろん、経験していく中で覚えていき、より読みやすいように工夫することができますが、ポイントを抑えておけば初めてでもうまくかけるようになるでしょう。
これから公益財団を設立するという場合も、あらかじめ記載のポイントを知っておくとスムーズです。
まず、議事録の必要性を知っておく必要があります。
基本的には、公益財団内で行われる会議や打ち合わせの内容、経過、結論をまとめることですが、周囲に伝えるための文書です。
そのため、ただまとめるだけでなく、誰が見ても内容がわかるように書かなければなりません。
また、総会や理事会の議事録はメモ書きのようなものではなく、活用できるような資料として残すようにします。

意識すべきこと


なぜ記録するのかといった用途と担保すべき質の高さを把握しましょう。
場合によっては口頭で説明された内容が、認識のミスによって食い違ってしまうこともあります。
会議に参加しても聞き逃していることや、参加していない人へ情報共有するために記録するということを理解しておきましょう。
そして、一番大切なことは何が決まったかです。
話し合いが行われた背景や前提がわかっておらず、専門用語が多く使われて内容がよく理解できていないと議事録を作成することはできません。
医療法人では専門用語も多く使われるため要注意です。
まず、決定事項をはっきりさせた上で、やるべきことを洗い出す必要があります。
そのため、話し合ったこと、その結果、やるべきことの3つのポイントを意識して作成するといいでしょう。
文書として美しく、簡潔にまとめることを意識してください。
事前準備としてはあらかじめ会議の要点や目的を知っておくことが挙げられます。
そして、構成を考えて、当日はメモを書いて後から簡潔な文書にし直す作業をしてください。