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COLUMN コラム

公益財団の医療法人設立で取り入れたい物品管理のシステム化について

物品管理の課題


公益財団の医療法人を立ち上げる際には、どのように物品管理をするのか考えておく必要があります。
医療機関にはベッドや床頭台、測定機器、什器、パソコンなどが必要です。
法人の規模が大きいほど、その数量も多くなり、物品管理の負担が増えてしまいます。
小規模であれば人の手で足りていましたが、最近では人手からシステムを活用したものへと変わりつつあるのです。
適切に公益財団を運営していくためにも、まずは抱えている課題を知っておきましょう。
一つは、部門ごとに台帳も方法もバラバラだということです。
公益財団などの医療法人内では総務、経理、情報システム、機器管理など様々な部門が物品管理に関わっており、それぞれが独自に台帳を作成して運営しているのが現状です。
また、利用状況が適切に把握されていないことも課題として挙げられます。
台帳に記載していたとしても、見にくくわかりにくいという組織も多いのではないでしょうか。
しっかり把握していなければ、担当者に問い合わせや院内を探し回るという余計な手間と時間が発生します。

課題を解決するために有効な方法とは


棚卸し作業にも手間がかかるでしょう。
エクセルで作ったリストを印刷して、病院内をめぐり一つ一つ確認していかなければなりません。
それには準備、現場での確認、集計など作業に手間がかかって担当者の負担が増えるばかりです。
台帳に記載された内容と現物の違いも現場ではよくあるケースです。
リストには載っているのに現物がない、記載し忘れていたなど実態がかけ離れてしまっていては不便なだけでなく、監査で指摘を受ける可能性があります。
このように様々な課題がありますが、これらをシステム化することで解決できることもあります。
例えば、設置場所や担当者だけでなく、故障中や貸出中など簡単に一つの場所に登録ができるようになれば、ミスや記載し忘れが減り、正確な状況を把握できるようになるのです。
手間と時間をかけて院内を探し回ることもなくなるでしょう。
また、多くのシステムではバーコードなどのラベルを読み取ることで棚卸しができる機能も搭載されています。
上手に活用することができれば、監査で指摘を受けることもなくなるはずです。