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COLUMN コラム

公益財団における理事会議事録の注意点　

公益財団が開催する理事会について

公益財団は、理事会を開催することがあります。
理事会にも通常理事会や臨時会があり、事業年度毎に年に数回開催することも少なくありません。
理事会の開催は、代表理事が必要だと認めたときや、代表理事以外の理事から会議の目的である事項を記載した書類をもって代表理事に召集の請求があったときなど、様々です。
通常、それぞれの公益財団の定款に基づいて適切な運営を図るために、理事会を開催します。
理事会を開催する際には、注意しなければならないことがあるのです。
それは、理事会議事録です。
理事会議事録に記載する内容について、よくわからないという人もいるのではないでしょうか。
記載すべき内容を把握し、適切な理事会議事録を作成しなければなりません。

理事会議事録の記載内容

公益財団法人における理事会議事録の記載内容は主に、開催日時、場所、議事の経過の要領やその結果などです。
議事の経過の要領において、議題についての反対意見もしっかりと記載しましょう。
通常、公益財団では理事会議事録に異議をあげないものは、その決議に賛成したものと推定されます。
利益相反取引時により公益財団に損害が生じることもありますが、その際に反対意見が理事会議事録に記載されていなければ、その取引の承認決議に賛成されたとみなされ、その理事は任務を怠ったものと推定される恐れがあるのです。
そのため、理事会議事録は異議をとどめなければなりません。
反対意見を記載していないものは、役員責任が問題になったとき、反対と申し立てをしても通りません。
任務懈怠が推定され、自ら任務懈怠がないことを証明しなければ損害賠償責任を負うことがあります。
任務懈怠がないことを証明することは簡単ではないため、理事会議事録には、しっかりと反対意見を記載することが重要なポイントです。
また、法令で定めるところにより、書面をもって末尾に記載された事項を内容とする議事録を作成し、出席した代理理事や幹事は、記名押印をしましょう。
欠席した理事や監事がいた場合には、理事会議事録の写しや資料を配布して、議事の経過とその結果を速やかに報告してください。