公益財団でテレビ会議での理事会を開催するには

公益財団では定期的に理事会を行うことが必須になります。
しかし、理事全員が集まるのが困難なときもあるでしょう。
理事が遠方にいる場合や、当日の急用などで出席できないなどです。
また、遠方の理事が出席するためには、宿泊費や、交通費がかかります。
そのような場合、テレビ会議や電話会議での理事長会は認められるのでしょうか。
テレビ会議や電話会議で行った理事会の出席や決議は、公式の場として認められています。
公益財団の理事会や評議員会が、定期的に会議を設けているのは、出席している理事や評議員たちが自分たちの考えを議論するためです。
テレビ会議や電話会議はその会場には不在であっても、リアルタイムで議論に参加することができます。
話し合いに参加できないわけではないので、テレビ会議や電話会議で行った理事会や評議会は認められているのです。

定款や理事会運営規則に明記する

公益財団において、テレビ会議で行った議案を公式に認めることは可能です。
遠方の理事や、急用で会議に出席できない理事も、このような方法で出席したことになります。
しかし、テレビ会議や電話会議で理事会や評議員会を開催する場合は、あらかじめ定款や理事会運営規則などにテレビ会議の開催は可能であるとの文言を入れておく必要があるのです。
定款や理事会運営規則に記載なく行ったテレビ会議は、定款や規則違反となる可能性があります。
インターネット上のスカイプなどを使用した会議などを行うときも同じです。
公益財団において、このような方法で会議を行う可能性がある場合には、事前に取り決めを行い、その旨の説明を定款や理事会運営規則に入れておくことが前提となっています。
公益財団の規模にもよりますが、欠席者が多数いた場合には、議決が取れず議案が成立しない可能性もでてしまうため、多くの理事が会議に出席するのが困難な場合には、このような定款や規則を決めておくと良いでしょう。