公益財団の社員総会で使用されるシステム

公益財団の社員総会には、定時社員総会と臨時社員総会の2種類があります。
定時社員総会は開催する回数が決まっており、定時社員総会は年に1回、毎年の事業年度終了後一定の時期に招集しなければならないシステムです。
臨時社員総会は定時とは異なり、いつでも必要に応じて開催することができ、回数も決まっていません。
総会を開催する場合、社員全員に対し、情報が記載された招集通知を発送します。
公益財団の社員総会において決議を決定する場合、出席した当該社員の議決権の過半数が必要です。
例えば、4人の社員がいて2名の社員の賛成では、足りないことになります。
さらに、特別決議を成立させる条件として、在籍している社員の賛成票が半数以上を越える必要があります。
また、10名が在籍している公益財団法人に関しては、開かれる社員総会に対して7名の社員が出席して、4名の社員が賛成しただけでは総社員数の半数以上に達していないため、足りないということになるのです。
そのため、社員の同意を得るために、電子投票を取り入れることは問題ありません。
社員数が少なく、社員全員の同意を容易に得られるのであれば、電子投票システムを利用する必要性はありません。
しかし、社員が多数在籍しており、一同に集まる事ができない場合などは、電子投票を有効に活用することは問題ないとされています。

電子投票を取り入れるには

公益財団で行う社員総会で、電子投票を取り入れる際には、事前に承諾を得る必要があります。
電子投票の種類や内容を示し、承諾を得ることができれば利用は可能です。
これは、法人法第39条第3項(「社員総会の招集の通知」の一部)でも記載されています。
また、電子投票の情報漏れについては、ファイルに記録された情報の内容を、通信回線を通じて情報送付をするため、第三者が情報を閲覧することはありません。
IDやパスワードの設定もあるため、なりすましを防止することもできます。